i2x: Mehr Flexibilität mit Workflex

i2x ist ein führendes deutsches KI-Unternehmen, das vom ehemaligen CEO von studiVZ, Michael Brehm, gegründet wurde.

Sie helfen Vertriebsmitarbeitern und Kundendienstmitarbeitern, ihre Arbeit zu verbessern, indem es ihnen während eines Kundengesprächs Live-Anleitungen und Vorschläge gibt. Als agiles Unternehmen hat i2x im vergangenen Jahr daran gearbeitet, eine sichere und stabile Arbeitsumgebung aufzubauen. Das Ergebnis bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität.

Wie? Indem es ihnen ermöglichte vom Ausland aus zu arbeiten und gleichzeitig den vollumfänglichen Rechtsschutz durch die Verwendung der WorkFlex-Lösung zu besitzen.

Über i2x

• Gewinn neuer Mitarbeiter in einem kompetitiven Arbeitsmarkt
• Unternehmensweite Workation-Strategie ermöglicht durch WorkFlex 
• Arbeit aus dem Ausland für ALLE möglich
• Jeder Mitarbeiter kann sicher aus dem Ausland arbeiten
  • 90 Tage innerhalb der EU
  • 30 Tage außerhalb der EU

Herausforderungen

Wenn man sich die allgemeinen Arbeitsbedingungen ansieht, kann man mit Sicherheit sagen, dass i2x eine Vorreiterrolle in Bezug auf flexible Arbeit für Mitarbeiter einnimmt. Als das Unternehmen nämlich feststellte, dass das Arbeiten außerhalb des Büros obligatorisch wurde, begannen sich die Mitarbeiter, die aus 19 verschiedenen Ländern kommen – von Kolumbien bis China -, mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes zu wünschen.

Sie wollten dort bleiben können, wo ihre Familien sind, und nicht mehr ihren gesamten Urlaub auf einmal nehmen müssen. Nachdem das Unternehmen den Bedarf und die Möglichkeit, im Ausland zu arbeiten, erkannt hatte, beschloss es, aus der rechtlichen Grauzone der fadenscheinigen Arbeitsbedingungen herauszutreten und eine sichere betriebliche Mobilitätspolitik einzuführen.

Lösung: Flexibilität mit WorkFlex

Das i2x-Team und die Leiterin der Personal- und Organisationsabteilung, Narmatha Ravinthiran, machten sich an die Arbeit und führten WorkFlex ein.

Das Produkt WorkFlex ist eine WorkMotion-Lösung, die in drei einfachen Schritten zeitlich befristete Auslandseinsätze im Unternehmen ermöglicht.

Wie das geht? Bei der Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags unterzeichnen neue Mitarbeiter auch eine Änderungsvereinbarung, die den Rahmen für ihre neuen Arbeitsmöglichkeiten vorgibt. Dieses Dokument beinhaltet folgende Angaben: Wie und wann ist ein VPN zu verwenden? Welche Art von Passwort sollte verwendet werden? Wie ist man vollständig DSGVO-konform?

Alles Aspekte, die für i2x, aber auch für deren Kunden, die ebenfalls ein Recht auf Sicherheit haben, von zentraler Bedeutung sind. Vom ersten Tag an wurde so sichergestellt, dass die Mitarbeiter im Ausland, innerhalb und außerhalb Europas arbeiten können. Hierdurch konnte das Unternehmen eine neue Strategie für mobiles Arbeiten im Unternehmen etablieren, mehr Flexibilität bieten und gleichzeitig alle Einzelanfragen stoppen.  

In diesem Prozess kümmert sich WorkMotion um die Einhaltung aller Vorschriften.

Vorteile für das Unternehmen:

• Psychische Gesundheit geht über frisches Obst im Büro hinaus: Neben anderen Vorteilen für die mentale Gesundheit wie Meditation oder Sport-Apps, ist Workation ein absolute Unternehmensvorteil für i2x. 
• Ein enormer Vorteil bei Stellenausschreibungen 
• Die einheitliche Strategie für mobiles Arbeiten vermeidet Kopfzerbrechen im Zuge von Fall zu Fall Entscheidungen
• Keine Diskussionen mehr: Der juristische Rahmen gibt die Regeln vor
• Leicht zu nutzen für die Manager und das HR-Team 

Vorteile für die Mitarbeiter:

• Sicheres Arbeiten von überall 
• Sie müssen nicht mehr alle Urlaubstage auf einmal aufbrauchen, um Ihre Familie zu besuchen oder in der Sonne zu arbeiten
• Mehr Flexibilität 
• Vertrauen in das Unternehmen 
• Erhöhte Mitarbeitermotivation 

i2x über WorkFlex

„Einer der größten Vorteile von WorkFlex für mich als Personalleiterin ist, dass ich nicht mehr eine 270-seitige Vereinbarung über den Brexit durchlesen muss, um zu sagen, ob die Person in London arbeiten kann oder nicht. Die Verwendung von WorkFlex ist eine große Erleichterung für meine Aufgaben: Die Rahmenbedingungen der Arbeitsplätze sind vollständig und rechtskonform dargelegt. Wir müssen uns nur noch an den Rahmen halten. Dies sorgt außerdem für ein Ausbleiben von Einzelfallanfragen, die mich viel Zeit kosten. Die Personalabteilung hat in dieser Hinsicht keine Probleme mehr und es ist großartig, die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter zu sehen!“ 

 Narmatha Ravinthiran – Leiterin der Abteilung Personal und Organisation