Employer of Record – Leitfaden für Ihr Unternehmen

  • Januar 4, 2022
  • Autor*In: WorkMotion
Lesezeit: 8 min

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Wenn Sie ein weltweit operierendes Unternehmen aufbauen und expandieren, ist die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland nahezu unvermeidlich.

Dies kann vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten, da zahlreiche Länder verlangen, dass Sie eine lokale Gesellschaft gründen. Warum? Um Aspekte wie Gehaltsabrechnung und länderspezifische Steuergesetze abzudecken, damit Sie konform arbeiten können. Dies ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig.  Es sei denn, Sie setzen ein Employer of Record (EOR)-Modell ein.


Was ist ein Employer of Record (EOR)?‍

Einfach ausgedrückt ist ein Employer of Record (EOR) eine Drittorganisation, die einen großen Teil der Arbeit bei der Einstellung im Ausland übernimmt.

Ein EOR rekrutiert jedoch nicht, sondern wird in den Prozess erst einbezogen, sobald das Unternehmen einen Kandidaten ausgewählt hat. Durch die Bereitstellung aller notwendigen Informationen stellt ein EOR sicher, dass der Kunde während des gesamten Prozesses regelkonform handelt.

Dieser Rahmen umfasst Informationen wie Mindestlöhne, Tarifverträge, Steuern, Sozialabgaben und ähnliche Abgaben. All dies in Anlehnung an die lokalen Arbeitsbedingungen in dem Land, in dem sich das Talent befindet.

Darüber hinaus ist ein EOR der registrierte Arbeitgeber für den Arbeitnehmer, wobei er keine Managementfunktion gegenüber dem Arbeitnehmer innehat. Der ursprüngliche Arbeitgeber ist derjenige, der die Entscheidungen über Vergütung, Aufgaben, Projekte und Kündigungen trifft.

Was ein EOR macht und was nicht

5 Anwendungsfälle, in denen Sie einen EOR engagieren sollten

Ein EOR birgt viele wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen. Abhängig von Ihren persönlichen Zielen und Herausforderungen kann ein EOR gezielt auf diese Bereiche eingehen und Ihnen helfen, diese Aufgaben zu bewältigen.

In den meisten Fällen kann ein Unternehmen am besten von einem EOR profitieren, wenn es darum geht, die Komplexität und das Compliance-Risiko eines neuen Auslandsmarktes zu bewältigen.

Hier sind 5 Anwendungsfälle, bei denen Ihr Unternehmen von einem EOR profitieren wird:

1. Expandieren ohne Niederlassung

Bei einer Expansion kann der Aufbau einer lokalen Niederlassung durch Gründung und Registrierung sehr zeitaufwändig und kostspielig sein. Dieser Prozess erfordert Fachwissen und Kenntnisse über die rechtlichen Besonderheiten des neuen Landes, um konform zu bleiben.

Hier könnte ein globales EOR die bessere Alternative sein. Ein EOR unterstützt das Unternehmen bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnung sowie der Beschäftigungs- und Einwanderungsbestimmungen des Gastlandes.

Ein EOR wäre ein Vermittler zwischen dem Kundenunternehmen und dem Beauftragten. Dieser hilft durch sein Netzwerk und seine Expertise, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

2. Internationale Einstellung: einfach und gesetzeskonform

Die zunehmende Beliebtheit von Remote-Arbeiten hat geografische Barrieren beseitigt und den Zugang zu globalen Talenten erleichtert. Dies ist eine große Chance für Unternehmen, ihre Diversity-Agenda in Bezug auf Geschlecht, sowie Behinderung und vieles mehr. Aber auch in Bezug auf ethnische Zugehörigkeit und Herkunft kann sich das Unternehmen verbessern. Die Mitarbeiter sind nicht gezwungen umzuziehen, um für Ihr Unternehmen tätig zu werden.


Eine Studie der Boston Consulting Group hat gezeigt, dass eine starke Diversity-Strategie ein wichtiger Innovationstreiber ist und den Umsatz um bis zu 19 % erhöht.

Allerdings bringt dieses Modell neue Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien bei einer verteilten Belegschaft. Ein EOR kann Sie mit den nötigen Informationen und rechtlichen Rahmenbedingungen unterstützen, um sicherzustellen, dass Sie konform mit der lokalen Gesetzgebung handeln.

3. Übergang zu Remote First

Immer mehr Arbeitgeber prüfen die Möglichkeit, zu einem hybriden oder sogar zu einem Remote-First-Unternehmen zu werden. Eine kürzlich durchgeführte McKinsey-Studie zeigte, dass die Pandemie den Trend zur Remote-Arbeit beschleunigt hat, und dass Unternehmen den Übergang zu flexibleren Arbeitsplatzkonzepten vorsehen.

In einer weiteren McKinsey-Studie verdoppelte sich sogar die Zahl der befragten Führungskräfte. Diese gaben an, dass „mindestens ein Zehntel ihrer Mitarbeiter an zwei oder mehr Tagen pro Woche remote arbeiten könnte“, von vor bis nach der Pandemie von 8 % auf 15 %.

Dies ist jedoch ein komplexer Prozess, der viele Änderungen innerhalb Ihrer Organisation erfordert, insbesondere bei personalbezogenen Themen. Auch die Compliance wird zunehmend komplizierter, da Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen der Länder berücksichtigen müssen, in denen sich Ihre Mitarbeiter befinden. Auch die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Datenschutz muss gegeben sein.‍

4. Freiberufler in Mitarbeiter umwandeln

Viele Unternehmen profitieren von einer alternativen Belegschaft wie Freiberuflern und Auftragnehmern. Sie sollten jedoch in Erwägung ziehen, Freiberufler in feste Angestellte umzuwandeln, um die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens zu senken. So erhalten Sie mehr Kontrolle über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und verhindern, Compliance-Probleme wie z. B. Fehlklassifizierungen , die Unternehmen dem Risiko von Steuernachzahlungen und Sozialleistungen aussetzen.

Einige Länder haben eine neue oder aktualisierte Gesetzgebung hinsichtlich der Fehlklassifizierung verabschiedet, wie z.B. das IR35 Gesetz. Das Gesetzt stellt sicher, dass Arbeiter, die als Angestellte eingestuft werden, wenn sie direkt unter Vertrag genommen werden. Im Großen und Ganzen, geht es darum, das die gleichen Einkommenssteuern und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden wie bei Angestellten.

Ein EOR kann Ihnen helfen, diese Mitarbeiter zu halten und Sie bei Ihrer langfristigen Personalplanung unterstützen, einschließlich der Übergangszeit und der HR-Prozesse, um konform zu bleiben.

5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität

Global Studies der Manpower Group zeigen, dass 30-40% der Arbeitgeber weltweit im Jahr 2006 einen Mangel an Arbeitskräften hatten. Die Tendenz steigt seit 2009.  Dieses Problem macht sowohl die Gewinnung als auch die Bindung von Talenten zu einem äußerst wichtigen Thema.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern so viel Mobilität, Freiheit und Flexibilität wie möglich. Wenn ein Mitarbeiter in Erwägung zieht, in ein anderes Land zu ziehen, sollte dies kein Grund sein, ihn/sie zu verlieren.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Talente auch dann zu halten, wenn diese auf unbestimmte Zeit ins Ausland ziehen wollen, wird das nicht nur Ihre Fluktuationsrate senken, sondern auch Ihr Employer Branding und damit die Attraktivität für Talente stärken.

Ein EOR kann Sie während des Prozesses unterstützen. Um rechtskonform zu bleiben, kümmert ein EOR sich um das Arbeitsrecht sowie die Unterschiede bei der Gehaltsabrechnung und weitere relevante Aspekte.

Frau arbeitet am Laptop

Employer of Record (EOR) VS. Professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO)

Es gibt 4 wesentliche Unterschiede, bei der Nutzung eines EOR und eines PEO:

Ersetzen oder ergänzen Sie?

Ein PEO übernimmt die meisten Ihrer personenbezogenen Funktionen und ersetzt damit förmlich Ihre Personalabteilung. Diese Funktionen beinhalten das Onboarding von Mitarbeitern, Kündigungen, Krankenversicherungen, Steuern usw., während sie alle Ihre Mitarbeiter auf ihre Gehaltsliste setzen.

Mit einem EOR lagern Sie nur einen Teil der Personalarbeit aus, was das Leben Ihrer HR-Abteilung einfacher macht. Außerdem setzen Sie bei diesem Modell nur einen Teil der Mitarbeiter und Ihr Unternehmen auf seine Gehaltsliste. Das bedeutet, das ein EOR Ihr Unternehmen ergänzt.

Anzahl der Mitarbeiter

Während die meisten PEOs eine Mindestanzahl von Mitarbeitern voraussetzen, in der Regel zwischen 5 und 10, ist dies bei EORs in der Regel nicht der Fall.

Der Hauptgrund dafür ist, dass Employer of Record Organisationen oft für fluktuierende oder auf Auftragnehmern basierende Belegschaften verwendet werden.

Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Auftragnehmer über einen kurzen Zeitraum beschäftigt werden, denn ohne einen EOR müsste Ihre Personalabteilung ein Experte für das weltweite Arbeitsrecht sein.

Ein EOR deckt alle diese Gesetze ab und stellt sicher, dass die Steuer- und Versicherungskonformität gegeben ist.

Versicherungsschutz

Während EORs eine allgemeine Haftpflicht- sowie eine Arbeiterunfallversicherung anbieten und damit sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die auf ihrer Gehaltsliste stehen, für Schäden abgesichert sind, können PEOs von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre eigene Versicherung abschließen.

Gewerbeanmeldung

Der größte Vorteil eines EORs könnte sein, dass Sie keine lokale Niederlassung im Ausland einrichten müssen. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, weltweit Mitarbeiter einzustellen, ohne dass Sie Ihr Unternehmen in dem jeweiligen Land registrieren müssen. Ein PEO wird Ihnen das nicht abnehmen können.

EOR vs. PEO

Employer of Record VS. Globale Employment Organisation (GEO)

Eine GEO ist eine globale Struktur, die EORs in jedem Beschäftigungsland einsetzen.

Was ein GEO ist

Die Global Employment Organisation hat eine Aufsichtsfunktion und stellt sicher, dass der EOR alle Fristen und Vorschriften einhält. Darüber hinaus beginnt der EOR, sich zu engagieren und das Onboarding sowie die Gehaltsabrechnung des Kunden zu erledigen, sobald der GEO die ersten Gespräche abgeschlossen hat.

Während ein EOR nicht die Fachkräfte für Ihr Unternehmen sucht, kann ein GEO die lokalen Talente in jedem neuen Land prüfen.

EOR vs. GEO

Die Zukunft der globalen Arbeitsvermittlung mit einem EOR

Ob Sie sich für einen GEO, PEO oder EOR entscheiden, hängt letztlich von den Bedürfnissen und zukünftigen Zielen Ihres Unternehmens ab.

Insgesamt werden die Vorteile der Nutzung eines EOR-Modells deutlich, wenn man bedenkt, wie zeitaufwändig und kostspielig es ist, eine lokale Niederlassung im Ausland zu gründen.

Ein EOR übernimmt die Verantwortung für ein reibungsloses und gesetzeskonformes Onboarding des jeweiligen Mitarbeiters. Außerdem bietet ein EOR Ihnen einen Rahmen, der sicherstellt, dass Sie und Ihr Unternehmen so rechtskonform wie möglich bleiben bei der Mitarbeitereinstellungen bleiben. Damit hat haben Sie als Unternehmen die Freiheit, sich auf die zukünftigen Ziele zu konzentrieren.

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Mit WorkMotion ermöglichen wir globale Beschäftigung auf Knopfdruck. Wir helfen Ihnen, aus einem globalen Talentpool einzustellen und Ihre potenziellen Mitarbeiter in nur drei Tagen an Bord zu nehmen.

Zusätzlich sorgen wir für sichere und pünktliche Zahlungen in Fremdwährung, das passende Leistungspaket und natürlich für die volle Einhaltung aller Vorschriften.

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Employer of the Future 2022

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