Mitarbeiter:innenvorteile für Remote-Beschäftigte anbieten

Oktober 5, 2023

Datum

10 Minuten

Lesezeit

employee benefits

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Unsere Kund:innen fragen uns oft, ob sie ihren Mitarbeiter:innen Benefits anbieten können, z.B. in Form einer Firmenkreditkarte oder eines Weihnachtsgeschenks.

Mit WorkMotion ist das möglich. Dies gilt auch für Kund:innen, die ihre Remote-Mitarbeiter:innen in jede Art von Mitarbeiter:innenbeteiligung einbeziehen möchten, z. B. in Form von Aktienoptionen oder virtuellen Aktien.

Wenn ein Unternehmen jedoch direkte Zahlungen oder Leistungen an seine EOR-Mitarbeiter:innen (Employer of Record) sendet, kann dies das Risiko erhöhen, dass Talente als direkt bei dem Unternehmen beschäftigt angesehen werden. Um die mit der Mitbeschäftigung verbundenen Risiken zu mindern, muss der Employer of Record als primäre:r Arbeitgeber :in für alle Mitarbeiter:innen gelten.

Wenn das Unternehmen rechtzeitig Informationen an seine:n EOR-Anbieter:in, in diesem Fall WorkMotion, sendet, ist das Risiko minimal. Diese Informationen müssen Folgendes umfassen:

Mitarbeiter:innen Benefits: Was ist das Gehalt von Drittanbieter:innen?

Fremdgehälter oder -leistungen sind alle Arten von Zahlungen oder Leistungen, die direkt von Kund:innen an die Mitarbeiter:innen fließen, und sie sind relevant, weil sie durch die Bereitstellung dieser Zahlungen/Leistungen eine direkte Beziehung zwischen dem:der Arbeitgeber:in und den Mitarbeiter:innen auslösen könnten.

Aus steuerlicher Sicht gelten Zahlungen/Benefits, die von Unternehmen direkt an ihre Mitarbeiter:innen geleistet werden, als gezahltes Gehalt von einem:einer Drittanbieter:in.

Sie werden von Dritten bezahlt, weil nicht der:die Arbeitgeber:in, sondern das Unternehmen die Zahlungen/Leistungen erbringt. Die Komplexität dieser Zahlungen/Vergünstigungen besteht darin, dass sie immer noch als Einkommen aus unselbständiger Arbeit angesehen werden können, für das der:die Arbeitgeber:in eine angemessene Besteuerung für Zwecke der Lohnsteuer sicherstellen muss.

Dies bedeutet, dass sie grundsätzlich in die Lohn- und Gehaltsliste aufgenommen werden müssen, wenn und soweit sie steuerpflichtig sind.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht kann dieses von Dritten gezahlte Gehalt das Risiko erhöhen, dass das Unternehmen als Arbeitgeber:in der Talente betrachtet wird. Die Mitarbeiter:innen könnten auf zusätzliche Gesundheitsleistungen, bezahlte Freistellung und andere Leistungen klagen, die mit denen identisch sind, die den fest angestellten Mitarbeiter:innen des Kundenunternehmens angeboten werden, und im Falle einer Kündigung können sie eine Kündigungsschutzklage gegen den:die Kund:in als "Arbeitgeber:in" einreichen. Um die mit der gemeinsamen Beschäftigung verbundenen Risiken zu mindern, muss das EOR als primäre:r Arbeitgeber:in für alle Mitarbeiter:innen positioniert werden, und es müssen klare Prozesse zwischen den EOR-Talenten und den Festangestellten der Kund:innen geschaffen werden, die auch die Vermeidung oder zumindest die Begrenzung von Zahlungen/Vergünstigungen durch die Kund:innen an die Talente beinhalten.

Wissenswertes über die Benefits für dein Remote-Mitarbeiter:innen

Das Angebot von Sozialleistungen für dein Remote-Team ist eine gute Möglichkeit, es zu motivieren und zu beschäftigen. Es ist jedoch wichtig, die Komplexität des Leistungsmanagements zu verstehen, insbesondere wenn du mit einem Employer of Record (EOR) wie WorkMotion arbeitest. Hier stellen wir die wichtigsten Bedingungen vor, um einen reibungslosen Ablauf für dein Unternehmen zu gewährleisten:

1. Bereitstellung der wichtigsten Informationen

In erster Linie ist Kommunikation entscheidend. Unsere Kund:innen müssen WorkMotion umfassende Informationen über alle Leistungen oder Zahlungen für ihre EOR-Talente zur Verfügung stellen. Ohne diese Informationen ist es schwierig, einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. Denke daran, dass wir nur die Verantwortung für das übernehmen können, was wir wissen, daher ist eine rechtzeitige und vollständige Weitergabe von Informationen unerlässlich.

2. Umgang mit Steuern

Wenn es um die Besteuerung geht, kommt es auf die Details an. Dazu gehört, dass du angibst, wann dein Talent steuerpflichtige Zahlungen oder Leistungen erhält und um welche Beträge es sich genau handelt. Auch wenn dies einfach erscheint, kann es kompliziert werden, insbesondere wenn es um Vereinbarungen für Mitarbeiter:innen geht. In diesen Fällen liegt es in der alleinigen Verantwortung des:der Kund:in, die steuerlichen Details festzulegen. Bei Bedarf kann WorkMotion Kund:innen mit lokalen Steuerfachleuten zusammenbringen oder sogar mit diesen Expert:innen im Namen des Kunden zusammenarbeiten.

3. Sicherstellung der finanziellen Liquidität

Die Aufrechterhaltung ausreichender Mittel zur Deckung der Lohnsteuer ist von entscheidender Bedeutung. In der Regel übernimmt der:die Arbeitgeber:in die Lohnsteuer, wenn es sich um eine Netto-Drittleistung handelt. In anderen Fällen, z. B. bei Bruttodrittleistungen, müssen die Steuern jedoch vom Gehalt der Mitarbeiter:innen einbehalten werden. Es ist zwar selten, aber es kann Fälle geben, in denen der:die Arbeitgeber:in aufgrund eines zu geringen Nettolohns nicht die gesamte Steuerlast tragen kann. In solchen Fällen muss der:die Kund:in dafür sorgen, dass das Talent die erforderlichen Mittel bereitstellt, bevor die Gehaltsabrechnung erfolgt. Denke daran: Wenn der:die Kund:in beschließt, diese Kosten zu übernehmen, wird dies zu einem steuerpflichtigen Vorteil für das Talent.

4. Übernahme der Haftung

Der:die Kund:in muss sich darüber im Klaren sein, dass er, wenn er:sie den oben genannten Verpflichtungen nicht rechtzeitig und vollständig nachkommt, die Haftung für Lohnsteuern, Zinsen, Bußgelder und alle professionellen Unterstützungskosten übernimmt, die WorkMotion und/oder unseren Partnerorganisationen entstehen.

Mitarbeiterbeteiligungsregelungen

Mitarbeiterbeteiligungsregelungen können die Verwaltung von Zusatzleistungen komplexer gestalten, da es verschiedene Arten wie Aktienoptionen, RSUs und virtuelle Anteile gibt. Arbeitgeber:innen können diese Regelungen unterschiedlich handhaben, und die Besteuerung kann je nach Land erheblich variieren. Hier ist, was Kund:innen beachten sollten:

Empfohlene Zahlungsweise

Wir empfehlen, dass Zahlungen aus Mitarbeiterbeteiligungsregelungen über WorkMotion abgewickelt werden. Dies ermöglicht es uns, Bruttoleistungen über die Lohnabrechnung zu verarbeiten, Beschäftigungssteuern einzubehalten und abzuführen und den Nettobetrag an das Talent zu überweisen.

Alternative Zahlungsabwicklung

In einigen Fällen können Kund:innen wählen, Zahlungen direkt zu verwalten. Wenn dies geschieht, müssen Kund:innen WorkMotion über den Bruttoleistungsbeitrag informieren, um die Lohnabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen und die Beschäftigungssteuern vom Nettogehalt des Talents abzuziehen.

Behandlung von unzureichendem Einkommen

Obwohl selten, kann es Situationen geben, in denen das Nettogehalt des Talents die fälligen Steuern nicht decken kann. In solchen Fällen liegt es in der Verantwortung des:der Kund:in sicherzustellen, dass das Talent ausreichende Mittel an WorkMotion bereitstellt, bevor die Lohnabrechnung erfolgt. Wenn der:die Kund:in anstelle des Talents diese Mittel bereitstellt, handelt es sich erneut um eine steuerpflichtige Leistung.

Steuerliche Aspekte bei grenzüberschreitenden Transaktionen

Wenn ein Talent während einer Mitarbeiterbeteiligungsregelung in mehreren Ländern gearbeitet hat, können Steuern in mehreren Rechtsgebieten anfallen. WorkMotion führt die Lohnabrechnung im Land durch, in der das Talent während des steuerbaren Ereignisses von uns beschäftigt ist. Die Steuern in anderen Rechtsgebieten bleiben jedoch in der Verantwortung des:der Kund:in, einschließlich der Bestimmung der genauen Aufteilung der steuerpflichtigen Beträge.

Hervorragende Leistungen bei Arbeitsende

Für Leistungen, die bei Arbeitsende noch ausstehen, bleibt der:die Arbeitgeber:in verantwortlich für die Abwicklung der Beschäftigungssteuern. Wenn der:die Kund:in oder das Talent eine steuerpflichtige Leistung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses meldet, wird WorkMotion die Lohnabrechnung reaktivieren, um dies entsprechend zu verarbeiten.

Haftung für Schäden

Kund:innen sollten beachten, dass sie die Haftung für Schäden akzeptieren, die WorkMotion entstehen, wenn sie uns nicht rechtzeitig und korrekt bei der Erfüllung von Steuerpflichten unterstützen. Dies umfasst Beschäftigungssteuern, Strafen, Zinsen, WorkMotion-Gebühren und Kosten für professionelle Unterstützung.

Zusammengefasst erfordert eine effektive Verwaltung von Leistungen für Remote-Teams klare Kommunikation, Aufmerksamkeit für steuerliche Details, finanzielle Bereitschaft und ein gemeinsames Verständnis für Haftungsfragen. Wir stehen unseren Kund:innen bei jedem Schritt zur Seite, um einen reibungslosen Ablauf der Leistungen für ihre Remote-Talente sicherzustellen.

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