Damit die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitig und nahtlos, vor allem auf globaler Ebene, funktioniert, erfordert es eine sorgfältige Planung und Kenntnis der lokalen Vorschriften und der Nutzung von effizienten Systemen. Erwägst du, internationale Gehaltsabrechnungen intern durchzuführen? Dann lass uns einen Blick darauf werfen, was dein Unternehmen beachten sollte.
Was es bei internationalen Gehaltsabrechnungen zu beachten gibt:
Expansionsstrategie: Definiere deine globalen Expansionsziele, einschließlich der Länder, in denen du tätig werden willst.
Rechtliche Recherchen: Recherchiere das Arbeitsrecht, die Steuervorschriften und die Compliance-Anforderungen in jedem Zielland.
Einrichtung einer juristischen Person: Entscheide, ob du eine juristische Person (Tochtergesellschaft, Niederlassung) im Zielland benötigst oder ob eine EOR die bessere Lösung ist.
Modell der Gehaltsabrechnung: Entscheide dich für die interne Verwaltung oder die Auslagerung an einen Gehaltsabrechnungsanbieter oder EOR.
Bankwesen und Währung: Richte internationale Bankkonten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein und berücksichtige den Bedarf an Währungsumtausch.
Software-Auswahl: Wähle eine Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware, die für die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern und die Einhaltung lokaler Vorschriften geeignet ist.
Klassifizierung der Mitarbeiter: Bestimme die Arten von Arbeitsverträgen und die Klassifizierung für die Einhaltung lokaler Vorschriften.
Steuerliche Registrierung: Melde dich bei den örtlichen Steuerbehörden an und beantrage die erforderlichen Identifikationsnummern.
Vertragsdokumentation: Entwerfe Arbeitsverträge, Angebotsschreiben und andere Dokumente unter Einhaltung der lokalen Gesetze.
Einhaltung des Datenschutzes: Stelle die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der GDPR in der EU sicher.
Gehaltsabrechnung: Entwicklung von Gehaltsabrechnungsprozessen unter Berücksichtigung von Steuereinbehalten, Sozialbeiträgen und Abzügen.
Steuern und Berichterstattung: Informiere dich regelmäßig über lokale Steuerfristen und Berichtsanforderungen.
Verwaltung der Sozialleistungen: Verwaltung der Sozialleistungen für Arbeitnehmer:innen in Übereinstimmung mit den örtlichen Normen und Vorschriften.
Aktenführung: Führe gründliche Aufzeichnungen über Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einschließlich Gehaltsabrechnungen und Steuerunterlagen.
Währungsmanagement: Erledigung des Währungsumtauschs und Sicherstellung, dass die Gehälter in den bevorzugten Währungen gezahlt werden.
Überwachung der Einhaltung von Vorschriften:Kontinuierliche Überwachung gesetzlicher Änderungen und entsprechende Anpassung der Gehaltsabrechnungsprozesse.
Audits und Überprüfungen: Regelmäßige Prüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse, um Fehler oder Ineffizienzen zu erkennen und zu korrigieren.
Probleme, die auftreten können, bei der internen Verwaltung deiner Gehaltsabrechnung
Erstens ist die Einhaltung lokaler HR- und Gehaltsabrechnungsvorschriften komplex. Die Einrichtung einer internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert Fachwissen, das bei interner Verwaltung mit Kosten verbunden ist.
In verschiedenen Regionen, Ländern und sogar Städten gelten unter Umständen eigene Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Beschäftigungsstandards, die eingehalten werden müssen. Diese Vorschriften decken eine Vielzahl von Bereichen ab, darunter Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Überstunden, Steuern, Sozialleistungen und Kündigungsverfahren. Die Einhaltung all dieser komplizierten Vorschriften ist eine schwierige Aufgabe.
Wenn du in einem Land eine Niederlassung gründest, entstehen allein dadurch, dass du ein Unternehmen hast, zusätzliche Verwaltungsaufgaben, die deine Ressourcen aufzehren und die Komplexität erhöhen, z. B. die Körperschaftssteuererklärungen. Dies ist nicht ideal, wenn du nur eine kleine Präsenz hast, da es die Kosten erhöht.
Zweitens kostet die Gründung deines Unternehmens und die Sicherstellung der Einhaltung aller Vorschriften Zeit. Diese Zeit könntest du nutzen, um die richtigen Talente zu finden oder dein Unternehmen auszubauen.
Drittens ist die Verwaltung eines Netzes von Anbietern von Lohn- und Gehaltsabrechnungen schwierig, da es an einer Standardisierung der Prozesse, des Leistungsumfangs, der Verträge oder der Kosten mangelt.
Was wäre, wenn wir dir sagen würden, dass es möglich ist, ein Unternehmen zu beauftragen, das all diese Schritte für dich übernimmt?
Wir von WorkMotion helfen Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter:innen pünktlich und in ihrer Landeswährung zu bezahlen, und zwar über einen Employer of Record (EOR). Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die einen großen Teil der Arbeit übernimmt, die mit der Einstellung von Mitarbeiter:innen im Ausland verbunden ist. Ein EOR stellt nicht selbst ein, sondern wird in den Prozess einbezogen, sobald das Unternehmen eine Person ausgewählt hat.
Durch die Bereitstellung aller erforderlichen Informationen stellt ein EOR sicher, dass der:die Kund:in während des gesamten Prozesses regelkonform handelt und sich innerhalb des vorgegebenen sicheren Rahmens bewegt.
Vorteile der Einschaltung eines Employer of Record (EOR)
"Wenn du einen EOR nutzt, ist dein Unternehmen nicht der Arbeitgeber und hat daher nur eine begrenzte Verantwortung und ein begrenztes Risiko in einem bestimmten Land."
Die Wahl eines EOR ist ein strategischer Ansatz, der dir dabei helfen kann, deine globale Belegschaft zu erweitern und gleichzeitig bestimmte Verantwortlichkeiten und Risiken zu mindern, die mit der Einstellung von Mitarbeiter:innen in einem fremden Land verbunden sind. Hier ist eine Ausarbeitung dieses Punktes:
| Eigenschaften | Vorteile |
|---|---|
| Globale Einhaltung von Vorschriften: | EORs sind mit den lokalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Compliance-Anforderungen in mehreren Ländern bestens vertraut. Sie stellen sicher, dass dein Unternehmen die Vorschriften vollständig einhält und minimiert so rechtliche Risiken und Strafen. |
| Schnelle Markteinführung: | EORs ermöglichen einen raschen Markteintritt, indem sie eine etablierte Infrastruktur für die Beschäftigung bieten. Sie können Ihre Tätigkeit in einem neuen Land ohne die mit der Gründung von juristischen Personen verbundenen Verzögerungen und Komplexitäten aufnehmen. |
| Kosteneffizienz: | EOR-Dienste sind zwar kostenpflichtig, aber oft kostengünstiger als die Gründung und Aufrechterhaltung rechtlicher Einheiten in mehreren Ländern. Du vermeidest die Kosten für die Einstellung von Personal und juristischem Personal vor Ort. |
| Flexibilität: | EORs bieten Flexibilität bei der Verwaltung deines Personalbestands und ermöglichen es dir, den Personalbestand je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern. Diese Flexibilität ist besonders für Unternehmen mit schwankendem Personalbedarf von Vorteil. |
| Risikominderung: | EORs übernehmen einen Teil der rechtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben, die mit der Beschäftigung verbunden sind, und verringern so die Compliance- und Betriebsrisiken deines Unternehmens. Sie kümmern sich in deinem Namen um Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen. |
Lohnabrechnung und Compliance mit WorkMotion meistern
Wir bei WorkMotion verstehen die Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern gegenüberstehen. Unser umfassender Ansatz gewährleistet eine nahtlose und gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung. Wir zeigen dir, wie wir Unternehmen dabei helfen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Timing zu meistern:
Expertise in der globalen Gehaltsabrechnung:WorkMotion verfügt über ein Expertenteam, das sich mit den Feinheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften in verschiedenen Ländern auskennt. Wir halten uns über die sich ändernden Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden und sorgen dafür, dass dein Unternehmen die Vorschriften einhält.
Zentralisierte Plattform: Unsere Gehaltsabrechnungssoftware bietet eine zentrale Plattform, auf der du Daten der Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterdetails und Zahlungspläne für alle Standorte verwalten kannst. Dadurch wird der Prozess rationalisiert und Fehler werden minimiert.
Maßgeschneiderte Lösungen: Wir passen unsere Lösungen an die individuellen Anforderungen deines Unternehmens an. Ganz gleich, ob du in neue Länder expandieren oder Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Standorten verwalten möchtest, unsere Dienstleistungen passen sich an deine Anforderungen an.
Umfassendes Onboarding: Wir unterstützen dich bei der Erfassung von Mitarbeiterinformationen und stellen sicher, dass Steuer-IDs, Bankkonten und andere Details beim Onboarding korrekt erfasst werden.
Automatisierte Berechnungen: Unsere Plattform automatisiert die Lohn- und Gehaltsberechnungen und sorgt so für genaue Zahlungen bei gleichzeitiger Reduzierung des Risikos menschlicher Fehler.
Globale Einhaltung der Vorschriften: Mit WorkMotion kannst du dich darauf verlassen, dass wir uns mit komplexen lokalen Vorschriften und Steueranforderungen auskennen . Wir kümmern uns um die Einhaltung der Vorschriften, einschließlich Quellensteuern und Jahresendberichte.
Flexibilität bei der Bezahlung: Wir bieten verschiedene Zahlungsmethoden an, so dass die Mitarbeiter:innen ihr Gehalt über Kanäle erhalten können, die in ihrem jeweiligen Land vertraut und zugänglich sind.
Pünktliche Zahlungen: Die effizienten Prozesse und die fortschrittliche Technologie von WorkMotion stellen sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen pünktlich bearbeitet und ausgezahlt werden, was das Vertrauen und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen stärkt.
Kontinuierliche Verbesserung:Unser Engagement endet nicht mit der Implementierung. Wir holen Feedback ein, führen Audits durch und verfeinern unsere Prozesse kontinuierlich, um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern.
Globales Fachwissen: Mit unserem internationalen Netzwerk von Experten, Rechts- und Steuerberatern bieten wir die nötige Unterstützung, um komplexe Herausforderungen im Bereich der Gehaltsabrechnung zu bewältigen.
"Ein EOR-Modell ermöglicht es deinem Unternehmen, den Markt zu testen und ein Konzept oder einen Business Case zu beweisen, ohne die Kosten für die Gründung eines Unternehmens zu tragen. Sobald das Unternehmen wächst und du eine eigene Einheit benötigst, hilft dir unser WorkDirect-Modell bei der Registrierung und Verwaltung deiner Gehaltsabrechnungen."
