Mitarbeiter im Ausland einstellen


  • Januar 6, 2022
  • Autor*In: WorkMotion
Mitarbeiter im Ausland einstellen

Inhaltsübersicht:

Lesezeit: 8 min


Es gab nie einen besseren Zeitpunkt, um international einzustellen.

Homeoffice ist in den letzten Monaten zum Standard geworden. Es hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert – vielleicht für immer. Mit den verschiedenen Vorteilen, die es sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter mit sich bringt, sticht einer hervor: die neuen Möglichkeiten der internationalen Rekrutierens.

Was können wir also von einer Zukunft erwarten, in der „Homeoffice“ zur Norm geworden ist? Wie wirkt es sich auf die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland aus?  Wie können Unternehmen die Vorteile nutzen und gleichzeitig rechtliche Probleme und Komplikationen vermeiden?

Zufriedene und produktive Mitarbeiter

Für viele Menschen ist das Homeoffice ein Vorteil. Laut Owl Lab fühlen sich 83 % der Menschen zufriedener mit ihrem Job, seit sie im Homeoffice sind.

Kein Wunder, dass Homeoffice so beliebt ist. Wahrscheinlich hast du die Vorteile im letzten Jahr sogar selbst erlebt. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, weniger Zeit mit Pendeln und im Stau zu verbringen. Man hat mehr Zeit für die Familie, für Hobbys oder einfach zum Entspannen. Und wir alle wissen, dass zufriedenere und entspannte Mitarbeiter, bessere Leistungen bei der Arbeit erbringen.

Grenzüberschreitende Vorteile

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern erlauben, remote zu arbeiten, werden bestätigen, dass diese Art des Arbeitens viele Vorteile hat. Es verbessert die Bindung von Mitarbeitern und das Employer Branding. Aber je mehr sich diese Praxis auf der ganzen Welt durchsetzt, desto deutlicher wird ein weiterer entscheidender Vorteil: Bei der Mitarbeitereinstellung spielen Landesgrenzen keine Rolle mehr.

Unternehmen können nun auf einen riesigen globalen Talentpool zurückgreifen. In vielen Fällen führt dies zu einer erheblichen Einsparung bei den Gesamtkosten für neu eingestellte Mitarbeiter. Auch wird es einfacher, passende Talente zu finden.

Mitarbeiter im Ausland einstellen

Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Entwickler einstellen möchte, wären die Gesamtkosten für die Beschäftigung in Deutschland höher als die Gesamtkosten für die Beschäftigung eines Entwicklers in Spanien. Obwohl der Entwickler in beiden Fällen das gleiche Nettogehalt erhalten würde.

Unterschiede bei den Sozialversicherungsleistungen können ebenfalls einen großen Einfluss darauf haben, wie viel ein Mitarbeiter das Unternehmen aufgrund seines Wohnortes kostet.

Obwohl der Gedanke, jemanden einzustellen, der Tausende von Kilometern entfernt ist und den man möglicherweise nie persönlich kennenlernt, komisch sein mag, überwiegen die Vorteile eines globalen Ansatzes bei weitem die Nachteile.

Bei WorkMotion, einem “Employer-of-Record”-Dienstleister (EOR), machen wir diesen Übergang einfach und schnell – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für seine neuen Mitarbeiter.

Wie stellt man Mitarbeiter im Ausland ein?

Für die Unternehmen, die die Vorteile des internationalen Rekruitings bereits erkannt haben und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, remote zu arbeiten, gibt es verschiedene Optionen, diese Strategie umzusetzen.

Die drei wichtigsten sind: die Einrichtung einer Niederlassung, die Arbeit mit Freiberuflern und die Nutzung eines “Employer-of-Record”-Modells.

Welche dieser Lösungen für dein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den spezifischen Umständen und den Zielen der Unternehmensplanung ab.

Beispielsweise würde ein Unternehmen, das länger als fünf Jahre in einem bestimmten Markt bleiben möchte und über ein großes Budget für die globale Expansion verfügt, die Gründung einer lokalen Niederlassung anstreben. Ein Unternehmen, das nur ein temporäres Projekt durchführen möchte und sich keine allzu großen Sorgen um Compliance macht, zieht es vor, kurzfristig mit Freiberuflern zu arbeiten.

Und Unternehmen, die beides wollen, entscheiden sich oft für die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record-Dienstleister.

Schauen wir uns diese drei Lösungen genauer an.

1. Einrichtung einer lokalen Niederlassung

Die Gründung einer lokalen Niederlassung kann ein schwieriger, stressiger und langwieriger Prozess für die gesamte Organisation sein. Diese Option ist in der Regel die erste Wahl für Unternehmen, die mit anderen Möglichkeiten nicht vertraut sind. Dies erfordert jedoch ein hohes Budget für die Expansion, nicht unter Zeitdruck stehen und mehr als 20 Mitarbeiter pro Land beschäftigen zu wollen. Außerdem sollte das Unternehmen sicher sein, dass sie langfristig in diesem Markt bleiben wollen.

Die Gründung einer legalen Entität ist immer mit Aufwand verbunden, da es notwendig ist, lokale Fachleute zu finden. Diese Experten stellen die Rechtskonformität in dem jeweiligen Land sicher. Oft sind viele Parteien beteiligt, darunter Arbeitsrechtler, Steuerberater und lokale Behörden, die den Prozess langwierig und komplex machen können.

Es dauert in der Regel mehrere Monate, um eine neue Niederlassung zu eröffnen . Wenn das Unternehmen mit den eingestellten Mitarbeitern, dem Markt oder den Ergebnissen unzufrieden ist, kostet es wieder Zeit und Geld, den Markt zu verlassen. Für langfristige Planungen, mag die Eröffnung einer lokalen Niederlassung Sinn machen. Wenn man jedoch als Unternehmen, erstmal den neuen Markt testen möchte, ist es nicht die beste Entscheidung.

2. Zusammenarbeit mit Freiberuflern

Die zweite Option besteht darin, Freiberufler für kurzfristige Projekte zu engagieren. Diese Option funktioniert, wenn dein Unternehmen ausschließlich zeitlich begrenzte Projektmitarbeiter benötigt. Die Arbeit mit Freiberuflern ist eine Lösung für die internationale Beschäftigung, sie funktioniert aber nur unter bestimmten Bedingungen und kann enorme rechtliche Risiken mit sich bringen.

Ein häufiges Problem bei der Einstellung von Freiberuflern ist die Einhaltung von Gesetzen. Jedes Land hat seine eigenen Regeln, wenn es um diese Art von Arbeitnehmern geht. In den meisten Fällen sind sich die Unternehmen dieser Regeln jedoch nicht bewusst. Deshalb sind einige ständig mit Gerichtsverfahren wegen Nichteinhaltung der lokalen Arbeitsgesetze konfrontiert.

Ein Beispiel hierfür ist die sogenannte Scheinselbstständigkeit, bei der die als Freiberufler angemeldete Person de facto ein Angestellter des Unternehmens ist. So wird die Zahlung von Sozialleistungen und Sozialversicherungsbeiträgen umgangen. Dies ist in vielen Ländern ein schwerwiegender Verstoß gegen das Arbeitsrecht und zieht nicht nur für den Freiberufler, sondern auch für das Unternehmen Sanktionen mit sich.

3. Einsatz eines “Employer-of-Record”-Anbieters

Die dritte Möglichkeit ist die Beauftragung eines “Employer-of-Record”-Dienstleisters, der dein Unternehmen vor Ort vertritt. Diese Lösung wird in der Regel von Unternehmen bevorzugt, die sich den erheblichen Expansionsaufwand sparen wollen, die Mitarbeiter in mehreren Ländern gleichzeitig einstellen wollen und/oder kein großes Budget oder keine langfristigen Pläne für einen bestimmten Markt haben.

Ein weiterer Grund ist die absolute Rechtssicherheit. Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass sie sich bei der internationalen Einstellung von Mitarbeitern strikt an die Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes halten, sollten das „Employer-of-Record“-Modell nutzen.

Im Wesentlichen unterzeichnet das Unternehmen einen Vertrag mit dem “Employer-of-Record”-Dienstleister, der ein Netzwerk von lokalen Partnern aufgebaut hat. Diese Partner stellen dann den ausgewählten Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften ein.

WorkMotion ist ein EOR-Anbieter, der auch als HR-Dienstleister agiert und sich daher um alle Backend-, Lohn- und Personalangelegenheiten des Mitarbeiters kümmert. Der Mitarbeiter bleibt jedoch weiterhin Teil des inländischen Unternehmens und das Arbeitsverhältnis ist dasselbe, wie wenn der Mitarbeiter direkt für das Unternehmen arbeiten würde.

Dieses Modell kommt der Gründung einer legalen Entität am nächsten. Nur muss das Unternehmen keine lokalen Experten suchen oder sich direkt mit dem Arbeitsrecht in den einzelnen Ländern auseinandersetzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen in mehr als einen Markt gleichzeitig eintreten und so lange bleiben, wie es finanziell und geschäftlich sinnvoll ist.

Außerdem werden bei der Nutzung eines solchen Anbieters alle Mitarbeiterkosten in einer einzigen monatlichen Rechnung pro Land zusammengefasst.

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HR-Plattform von WorkMotion

WorkMotion hat eine einfach zu bedienende HR-Plattform entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, auf alle Mitarbeiterdaten und die Gehaltsabrechnung zuzugreifen und diese zu kontrollieren. So können Mitarbeiter an anderen Standorten besser verwaltet werden.

Diese Plattform hat einen großen Vorteil gegenüber der Verwendung manueller Prozesse, nämlich die Eliminierung von Fehlern. Wenn es notwendig ist, mehrere Mitarbeiter manuell an Bord zu holen, wird früher oder später ein Fehler gemacht, der das Unternehmen eine Menge Geld kosten kann. Sobald aber die manuelle Arbeit aus der Gleichung herausgenommen wird, sinkt die Fehlerquote enorm.

Und nicht zuletzt entstehen dem heimischen Unternehmen keine zusätzlichen Kosten, wenn es sich entscheidet, seine Präsenz in einem Land aufzugeben oder sich von einem Mitarbeiter zu trennen. Sobald die Verträge von beiden Parteien gekündigt wurden und die lokalen Arbeitsanforderungen erfüllt sind, gibt es keine weiteren Verpflichtungen.

Wie sieht die Zukunft aus?

Noch lange nach dem Ende der COVID-19-Pandemie werden die Auswirkungen auf die Art und Weise, wie wir arbeiten, für Unternehmen und ihre Mitarbeiter spürbar sein.

Internationale Fernarbeit ist zu einer Notwendigkeit geworden und wird auch weiterhin einen Einfluss auf Unternehmen, ihre Arbeitskultur und Einstellungspolitik haben.

Jetzt ist es an der Zeit, verschiedene Optionen für die dauerhafte Rekrutierung im Ausland auszuprobieren. Für die meisten mittelständischen Unternehmen, die diese Vorteile nutzen möchten, ist das “Employer-of-Record”-Modell die richtige Wahl.

Das Modell ist nachhaltig und ermöglicht es Unternehmen, in mehreren Ländern gleichzeitig Mitarbeiter einzustellen. Das spart  Zeit, Aufwand und Geld.

WorkMotion ist einzigartig positioniert, um Unternehmen bei der gesetzeskonformen Einstellung von Top-Mitarbeitern im Ausland zu unterstützen.

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