Im Ausland einstellen – So wird’s gemacht!

  • Januar 6, 2022
  • Autor*In: WorkMotion
Lesezeit: 8 min
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Es gab nie einen besseren Zeitpunkt, um international einzustellen. Hier erfahren Sie, wie Sie es vorschriftsmäßig tun.

Es ist nicht zu leugnen, dass die Arbeit aus dem Homeoffice in den letzten 12 Monaten zum globalen Standard geworden ist. Sie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert – vielleicht für immer – und zwar auf eine Weise, die sich auf jeden Arbeitsplatz anders auswirkt. Unter den verschiedenen Vorteilen, die sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Talente mit sich bringt, sticht einer hervor: die neuen Möglichkeiten der internationalen Rekrutierung.

Was können wir also von einer Zukunft erwarten, in der „WFH“ zur Norm geworden ist, wie wirkt es sich auf die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland aus und, was am wichtigsten ist, wie können Unternehmen die Vorteile nutzen und gleichzeitig potenzielle rechtliche Kopfschmerzen und Komplikationen vermeiden?

Zufriedenere, produktivere Mitarbeiter

Für viele Menschen ist das Homeoffice eine Offenbarung. Laut Owl Lab fühlen sich 83% der Menschen zufriedener mit ihrem Job, seit sie auf Homeoffice umgestiegen sind. Eine andere von Buffer durchgeführte Umfrage ergab, dass erstaunliche 99 % der Menschen Homeoffice bevorzugen würden, zumindest auf Teilzeitbasis.

Man muss kein Genie sein, um herauszufinden, warum Homeoffice so beliebt ist. Wahrscheinlich haben Sie die Vorteile im letzten Jahr sogar selbst erlebt. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, weniger Zeit mit Pendeln und Reisen zu verbringen und mehr Zeit mit der Familie, für Hobbys oder einfach zum Ausruhen zu nutzen. Und wir alle wissen, dass zufriedenere, erfülltere und weniger gestresste Mitarbeiter bessere Leistungen bei der Arbeit erbringen.

Einige werden sagen, dass die klügsten Unternehmen schon lange vor der Pandemie auf Remote-Working umgestiegen sind, aber ob der Rest von uns zu spät dran war oder nicht, spielt keine Rolle – wichtig ist, dass wir jetzt alle am selben Ort sind und es für Mitarbeiter auf der ganzen Welt kein Zurück mehr gibt. Sie haben sich für das Arbeiten aus der Ferne entschieden und das sollten ihre Arbeitgeber auch, denn glückliche, produktive Mitarbeiter sind das größte Kapital eines Unternehmens.

Vorteile, die Grenzen überschreiten

Jedes Unternehmen, das es ausprobiert hat, wird Ihnen bestätigen, dass Remote-Working greifbare Vorteile für Unternehmen hat, die die Bindung von Talenten und das Employer Branding dramatisch verbessern. Aber je mehr sich diese Praxis auf der ganzen Welt durchsetzt, desto deutlicher wird ein weiterer entscheidender Vorteil: Alle nationalen Grenzen werden im Einstellungsprozess obsolet.

Unternehmen können nun Kandidaten aus der ganzen Welt ansprechen und auf einen riesigen globalen Talentpool zurückgreifen. In vielen Fällen führt dies zu einer erheblichen Einsparung bei den Gesamtkosten für neu eingestellte Mitarbeiter sowie zu einer enormen Qualitätsverbesserung bei den Kandidaten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Entwickler einstellen möchte, wären die Gesamtkosten für die Beschäftigung in Deutschland höher als die Gesamtkosten für die Beschäftigung eines Entwicklers in Spanien, obwohl der Entwickler in beiden Fällen das gleiche Nettogehalt erhalten würde. Unterschiede bei den Sozialversicherungsleistungen können ebenfalls einen großen Einfluss darauf haben, wie viel ein Mitarbeiter ein Unternehmen aufgrund seines Wohnortes kostet.

Obwohl der Gedanke, jemanden einzustellen, der Tausende von Kilometern entfernt ist und den man möglicherweise nie persönlich kennenlernt, zunächst überwältigend sein mag, überwiegen die Vorteile eines globalen Ansatzes bei weitem die vermeintlichen Nachteile. Und bei WorkMotion, einem “Employer-of-Record”-Dienstleister (EOR), machen wir diesen Übergang reibungslos und schmerzlos – nicht nur für das betreffende Unternehmen, sondern auch für seine neuen Mitarbeiter.

Wie geht man also vor?

Für die Unternehmen, die die Vorteile des internationalen Recruitings bereits erkannt haben und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, aus der Ferne zu arbeiten, gibt es einige verschiedene Möglichkeiten, diese neue Strategie umzusetzen. Lassen Sie uns die drei wichtigsten diskutieren: die Einrichtung einer Niederlassung, die Arbeit mit Freiberuflern und die Nutzung des “Employer-of-Record”-Modells.

Welche dieser Lösungen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den spezifischen Umständen und den Zielen der Unternehmensplanung ab. Beispielsweise würde ein Unternehmen, das länger als fünf Jahre in einem bestimmten Markt bleiben möchte und über ein großes Budget für die globale Expansion verfügt, die Gründung einer lokalen Niederlassung anstreben. In der Zwischenzeit könnte ein Unternehmen, das nur ein temporäres Projekt durchführen möchte und sich keine allzu großen Sorgen um Compliance macht, es vorziehen, kurzfristig mit Freiberuflern zu arbeiten. Und Unternehmen, die das Beste aus beiden Welten wollen, entscheiden sich oft für die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record-Dienstleister.

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Schauen wir uns diese drei Lösungen also genauer an.

1. Einrichtung einer lokalen Niederlassung

Die Gründung einer lokalen Niederlassung kann ein schwieriger, stressiger und langwieriger Prozess für die gesamte Organisation sein. Diese Option ist in der Regel die erste Wahl für Unternehmen, die mit anderen Optionen nicht vertraut sind, über massive globale Expansionsbudgets verfügen, nicht unter Zeitdruck stehen, mehr als 20 Mitarbeiter pro Land beschäftigen und natürlich sicher sind, dass sie langfristig in diesem Markt bleiben wollen.

Die Gründung einer legalen Entität ist immer mit Aufwand verbunden, da es notwendig ist, lokale Fachleute zu finden, die mit ihrem Wissen über die Arbeitsgesetze und -vorschriften in jedem Land die Compliance sicherstellen können. Oft sind viele Parteien beteiligt, darunter Arbeitsrechtler, Steuerberater und lokale Behörden, die den Prozess langwierig und komplex machen können.

Es dauert in der Regel mehrere Monate, um eine neue Niederlassung zum Laufen zu bringen – und wenn das Unternehmen aus welchen Gründen auch immer mit den eingestellten Mitarbeitern, dem Markt oder den Ergebnissen unzufrieden ist, kostet es weitere Zeit und Geld, den Markt zu verlassen. Während die Option des lokalen Büros ideal für langfristige Unternehmungen mit hohen Budgets ist, ist sie normalerweise nicht die beste Wahl, wenn es darum geht, neue Märkte zu testen und zu validieren.

2. Zusammenarbeit mit Freiberuflern

Die zweite Option besteht darin, Freiberufler für kurzfristige Arbeiten zu engagieren. Diese Option funktioniert, wenn Sie nur Teilzeit- und Projektmitarbeiter benötigen und Ihnen eine langfristige Bindung, eine geeignete Unternehmenskultur oder die Bindung von geistigem Eigentum und Talenten nicht allzu wichtig ist. Ein häufiges Problem bei der Einstellung von Freiberuflern ist die Einhaltung von Gesetzen. Jedes Land hat seine eigenen Regeln, wenn es um diese Art von Arbeitnehmern geht. In den meisten Fällen sind sich die Unternehmen dieser Regeln jedoch nicht bewusst, weshalb einige ständig mit Gerichtsverfahren wegen Nichteinhaltung der lokalen Arbeitsgesetze konfrontiert sind.

Ein Beispiel hierfür ist die sogenannte Scheinselbstständigkeit, bei der die als Freiberufler angemeldete Person de facto ein Angestellter des Unternehmens ist, um die Zahlung von Sozialleistungen und Sozialversicherungsbeiträgen zu vermeiden. Dies ist in vielen Ländern ein schwerwiegender Verstoß gegen das Arbeitsrecht und zieht nicht nur für den Freiberufler, sondern auch für das Unternehmen Sanktionen nach sich. Die Arbeit mit Freiberuflern ist eine Lösung für die internationale Beschäftigung, sie funktioniert aber nur unter bestimmten Bedingungen und kann enorme rechtliche Risiken mit sich bringen.

3. Einsatz eines “Employer-of-Record”-Anbieters

Die dritte Möglichkeit ist die Beauftragung eines “Employer-of-Record”-Anbieters, der Sie vor Ort vertritt. Diese Lösung wird in der Regel von Unternehmen bevorzugt, die sich den erheblichen Expansionsaufwand sparen wollen, die Mitarbeiter in mehreren Ländern gleichzeitig einstellen wollen und/oder die kein großes Budget oder keine langfristigen Pläne für einen bestimmten Markt haben.

Ein weiterer Grund, sich für diese Lösung zu entscheiden, ist die absolute Rechtssicherheit, die sie bietet. Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass sie sich bei der internationalen Einstellung von Mitarbeitern strikt an die Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes halten, sollten das Employer-of-Record-Modell nutzen, das sehr einfach funktioniert und keine rechtlichen Probleme verursacht.

Im Wesentlichen unterzeichnet das Unternehmen einen Vertrag mit dem “Employer-of-Record”-Anbieter, der seinerseits ein Netzwerk von lokalen Partnern aufgebaut hat, die einen strengen Auswahlprozess durchlaufen haben. Die Partner ihrerseits stellen dann den ausgewählten Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften ein. WorkMotion ist ein EoR-Anbieter, der auch als HR-Dienstleister fungiert und sich daher um alle Backend-, Lohn- und Personalangelegenheiten des Mitarbeiters kümmert. Der Mitarbeiter bleibt jedoch weiterhin Teil des inländischen Unternehmens und das Arbeitsverhältnis ist dasselbe, wie wenn der Mitarbeiter direkt für das Unternehmen arbeiten würde.

Dieses Modell kommt der Gründung einer legalen Entität am nächsten, ohne dass das Unternehmen für die Suche nach lokalen Spezialisten bezahlen oder sich direkt mit dem Arbeitsrecht in den einzelnen Ländern auseinandersetzen muss. Auf diese Weise kann ein Unternehmen in mehr als einen Markt gleichzeitig eintreten und so lange bleiben, wie es finanziell und geschäftlich sinnvoll ist. Außerdem werden bei der Nutzung eines solchen Anbieters alle Mitarbeiterkosten in einer einzigen monatlichen Rechnung pro Land zusammengefasst, was viel übersichtlicher ist als bei Freiberuflern.

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WorkMotion hat eine einfach zu bedienende HR-Plattform entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, auf alle Mitarbeiterdaten und die Gehaltsabrechnung zuzugreifen und diese zu kontrollieren, um Mitarbeiter an entfernten Standorten besser verwalten zu können. Diese Plattform hat einen großen Vorteil gegenüber der Verwendung manueller Prozesse, nämlich die Eliminierung von Fehlern. Während es notwendig ist, mehrere Mitarbeiter manuell an Bord zu holen, wird früher oder später unweigerlich ein Fehler gemacht, der das Unternehmen eine Menge Geld kosten kann. Sobald aber die manuelle Arbeit aus der Gleichung herausgenommen wird, sinkt die Fehlerquote drastisch.

Und nicht zuletzt entstehen dem heimischen Unternehmen keine zusätzlichen Kosten, wenn es sich entscheidet, seine Präsenz in einem Land aufzugeben oder sich von einem Mitarbeiter zu trennen. Sobald die Verträge von beiden Parteien gekündigt wurden und die lokalen Arbeitsanforderungen erfüllt sind, gibt es keine weiteren Verpflichtungen.

Ein Blick in die Zukunft

Noch lange nach dem Ende der COVID-19-Pandemie werden die Auswirkungen auf die Art und Weise, wie wir arbeiten, für Unternehmen und ihre Mitarbeiter spürbar sein. Internationale Fernarbeit ist zu einer Notwendigkeit geworden und wird auch weiterhin einen Einfluss auf Unternehmen, ihre Arbeitskultur und Einstellungspolitik haben. Jetzt ist es an der Zeit, verschiedene Optionen für die dauerhafte Rekrutierung im Ausland auszuprobieren, und für die meisten mittelständischen Unternehmen, die die Vorteile dieser schönen neuen Welt nutzen wollen, ist das “Employer-of-Record”-Modell die richtige Wahl.

Das Modell ist nachhaltig und ermöglicht es Unternehmen, in mehreren Ländern gleichzeitig einzustellen, was Zeit, Aufwand und Geld spart. WorkMotion ist einzigartig positioniert, um Unternehmen bei der gesetzeskonformen Einstellung von Top-Talenten im Ausland zu unterstützen – und wir freuen uns darauf, 2021 und darüber hinaus noch mehr Unternehmen dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen.

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