Comment faire pour rendre le travail à distance opérationnel avec une politique de remote adaptée

Sur l’année écoulée, des millions de personnes ont travaillé de chez eux. Ce qui semblait être une solution de court terme a pris de l’importance, et une chose est sûre aujourd’hui : que ce soit de chez soi ou ailleurs hors du lieu de travail, le télétravail s’est imposé dans le paysage RH.
Mais que cela signifie-t-il pour les entreprises ? Comment s’appuyer sur ce que l’on a construit, en tirant le meilleur parti de cette nouvelle approche? Soyez assuré que la qualité de la politique de télétravail sera un élément essentiel de votre réussite.

Les entreprises sont-elles prêtes pour le télétravail?

Avant la pandémie, de nombreuses entreprises trempaient juste un orteil dans le travail à distance mais, lorsque la pandémie a frappé, elles se sont toutes jetées à l’eau. Et c’est alors que l’absence de stratégie sur le travail à distance est devenue un problème majeur.
Cependant, comme le dit le vieil adage : « L’homme est le seul animal qui trébuche deux fois sur la même pierre ». La plupart des entreprises font l’erreur de ne faire que mettre en lien leurs ressources afin d’appuyer le télétravail, surfant sur le succès de cette approche en oubliant l’importance de la mise en place d’une politique sur le travail à distance. Problèmes qui pourraient résulter de l’absence d’une stratégie sur le télétravail : confusion, manque de productivité, et plus encore.

‍Pourquoi une entreprise doit-elle élaborer une politique de travail à distance?

Avoir une politique de travail à distance en place signifie plus de structure et d’accompagnement proposé à vos employés. Dans un environnement de remote, il est encore plus important d’éviter désaccords et problèmes de communication. Avoir des règles établies amène toujours plus de structure et de clarté.
Cela dit, il est important de comprendre que la mise en place d’une stratégie sur le télétravail ne consiste pas tant à tout réglementer, mais plutôt à offrir plus d’indépendance et d’autonomie à vos employés, ce qui conduit à terme à une productivité accrue et au succès de votre entreprise.

Les incontournables des politiques sur le travail à domicile

Même si les politiques sur le télétravail diffèrent d’une entreprise à l’autre, certains sujets communs doivent toujours être abordés.

La cybersécurité.

Lorsque vous travaillez à distance, différents risques en termes de cybersécurité peuvent devenir un problème important pour votre réseau. Les travailleurs à distance sont souvent la cible de cyberattaques. Certaines raisons pour l’expliquer sont par exemple l’usage d’appareils personnels et de connexions Wi-Fi qui ne sont pas aussi protecteurs que les appareils et réseaux des entreprises, mais aussi le fait que les cybercriminels sont bien conscients que de nombreuses entreprises ne disposaient pas de protocoles de sécurité adéquats lorsque la pandémie a frappé, et sont donc plus vulnérables que jamais.
Dans l’ensemble, c’est une question de systèmes technologiques non sécurisés, de personnel informatique surchargé et d’employés dans la confusion pour qui le travail à distance est une nouveauté.
Beaucoup de ces problèmes peuvent être évités grâce à la mise en place d’une politique de travail à distance.

L’équipement.

L’équipement de travail est un autre aspect qui doit être examiné attentivement et inclus dans la politique de télétravail de l’entreprise. Par exemple, les entreprises devraient fournir les dispositifs technologiques nécessaires afin de faciliter le télétravail. D’autres questions auxquelles il faut répondre concernant la politique de travail à distance d’une entreprise sont de savoir qui fournit l’équipement, qui le met en place et surtout qui en est responsable. Des directives et des règles sur la façon d’utiliser l’équipement et ce qu’il faut faire en cas de problème sont également essentielles.

Qui peut travailler à distance?

Après cette année, la plupart d’entre nous savent déjà quels types de mission peuvent parfaitement être effectués à distance, lesquels peuvent être réalisés en partie en remote et lesquels sont fixés en un lieu précis.
En regardant vers l’avenir, la flexibilité augmentera et nous ne travaillerons pas à distance tout le temps, car cela serait plutôt contre-productif selon la mission. Chaque entreprise doit trouver son point d’équilibre idéal en termes d’augmentation de la productivité dans un environnement en remote, ce qui se produit souvent lorsque vos employés travaillent hors site entre 60 à 80 % du temps.
Cela vaut également la peine de déterminer où les gens seront en mesure de travailler. Le travail à distance se fera-t-il exclusivement depuis la maison ? Ou des espaces publics seront-ils également autorisés ?
En général, les dirigeants ne devront plus poser la question « Quand et comment les employés doivent-ils travailler en dehors des bureaux ? » pour poser celle-là : « Quand et comment les employés doivent-ils travailler depuis le bureau ? ».

Les heures ouvrées.

L’un des plus grands avantages du travail à distance est sa flexibilité horaire.
Travailler de 9h00 à 17h00 n’est plus la norme : les employés peuvent travailler pendant les heures où ils sont les plus productifs et doper la flexibilité. C’est également un grand avantage quand il s’agit de permettre à vos employés d’avoir un meilleur équilibre avec d’autres responsabilités, comem la garde des enfants et leur emploi à temps plein.
Cependant, cela n’est pas si facile à mettre en œuvre pour ce qui est des procédures et des tâches et, si on commence à considérer des fuseaux horaires différents, cela ne fait que toujours plus se complexifier. Pour commencer, chez WorkMotion, nous recommandons une limite maximale de quatre heures de décalage entre les différents fuseaux horaires, de sorte à maintenir l’efficacité de la collaboration au sein de l’entreprise.

De plus, il ne s’agit pas seulement que vos employés ne soient pas disponibles lorsqu’ils sont nécessaires, mais également de l’inverse, quand par exemple vos employés répondent à des courriels à 22 heures un samedi, ce qui peut nuire à leur santé mentale.
Des directives claires sur les horaires de travail dans le cadre d’une politique de travail à distance est impérative pour s’attaquer à tous ces problèmes.

La communication

La communication est un aspect qui peut causer des maux de tête, même dans un environnement de bureau. Une communication inadaptée peut entraîner une grande variété de problèmes, allant de mauvaises performances et productivité jusqu’à des problèmes de santé mentale tels que l’isolement, la dépression et l’anxiété.
C’est pourquoi il est indispensable d’inclure des directives quant à la communication dans votre politique de travail à distance. Il faut s’assurer que le flux d’informations circule dans les deux sens, et pas seulement du haut vers le bas. Il peut être utile d’établir des canaux de communication fixes ainsi que des outils qui facilitent l’échange d’informations. Les directives sur la façon de mener des réunions productives et des séances de travail conjointes sont également un exemple sur la façon d’améliorer la communication dans une entreprise qui use du travail à distance.

Gardez les yeux sur la balle avec WorkMotion

Il est facile de se perdre dans les différents domaines de votre entreprise qui auraient besoin de plus de conseils et de réglementations. Cependant, il est utile de se concentrer simplement sur ce que vous voulez supprimer d’un environnement de travail à distance. Est-ce que cela réduit les coûts? Ou est-ce l’accès aux talents ? Ou peut-être autre chose ?
Assurez-vous d’adapter votre politique et de la doter de directives, de règles et de ressources, non seulement pour vos employés, mais également pour vous-même.
Et si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, non seulement pour passer au distanciel mais aussi pour prospérer, WorkMotion assure vos arrières. Nous pouvons vous aider à atteindre le plein potentiel d’un environnement de travail à distance et à déterminer comment atteindre au mieux vos objectifs en matière de ressources humaines, en étant attractif, dans votre management et en s’occupant d’employés partout dans le monde, de façon simple et conformément aux lois. Cela vous semble intéressant ? Contactez-nous!