Onboarding mit EOR & HRIS: Effiziente Personalverwaltung

Juli 27, 2023

Datum

5 Minuten

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Das Onboarding ist ein entscheidender Prozess für Unternehmen, um neue Mitarbeiter:innen erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und ihre Produktivität zu steigern. Dabei spielen Employer of Record (EOR)-Plattformen und Human Resource Information System (HRIS)-Software, eine immer wichtigere Rolle, um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen und die Personalverwaltung effizienter zu gestalten sowie von vornherein eine zufriedenstellende Mitarbeitererfahrung zu bieten.

In Zusammenarbeit mit den Experten von Personio, einem großen HRIS-Anbieter auf dem europäischen Markt, geben wir einen detaillierten Einblick, wie das Onboarding und die Personalverwaltung durch einen EOR und eine HRIS-Software kinderleicht wird.

 

Optimierte Personalverwaltung durch EOR und HRIS

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Was ist ein Human Resource Information System (HRIS)?

Ein HRIS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Personalverwaltung effizienter zu gestalten. Es bietet Funktionen wie elektronische Mitarbeiterakten, Zeiterfassungssysteme, Leistungsmanagement und Schulungsverwaltung.

Vorteile der Nutzung eines HRIS im Onboarding-Prozess:

  • Automatisierung und Digitalisierung: Ein HRIS ermöglicht die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen, was Zeit spart und Fehler reduziert.
  • Zentrale Datenspeicherung: Durch ein HRIS haben alle beteiligten Stakeholder Zugriff auf relevante Informationen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert.#
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Ein HRIS erleichtert den Zugang zu Schulungsmaterialien und Informationen über Unternehmensrichtlinien, was die Integration neuer Mitarbeiter:innen fördert.

Was ist Employer of Record (EOR)? 

Ein EOR-Anbieter unterstützt Unternehmen bei der formalen Anstellung von Mitarbeiterinnen, indem er als Drittanbieter die Rolle des gesetzlichen Arbeitgebers übernimmt. Hierbei werden rechtliche, administrative und steuerliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung vom EOR übernommen. Dadurch kann sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und Ressourcen sparen. 

Hier findest du mehr Informationen zum Einstellungs- und Onboardingprozess mittels eines EOR.

Die Verknüpfung von EOR-Diensten mit einem HRIS-System

Mit der Verknüpfung zwischen einer EOR-Plattform und einem HRIS fällt das Daten-Pingpong weg. Wichtige personenbezogene- und Anstellungsdaten werden zwischen beiden Systemen synchronisiert und können direkt für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen genutzt werden. 

Für HR-Abteilungen ist das eine große Zeitersparnis, denn sie müssen Personalakten und -daten nicht an mehreren Stellen pflegen – und können sich ganz auf die Gestaltung eines wertschätzenden Onboarding-Erlebnisses konzentrieren.

 

Die Vorteile der Integration zwischen EOR-Plattform und HRIS im Zusammenhang mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter:innen im Überblick:

  • Zeit- und Ressourceneinsparung: Durch die Auslagerung administrativer Aufgaben an den EOR spart das Unternehmen Zeit und Ressourcen.
  • Einhaltung von lokalen Vorschriften: Der EOR übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung von lokalen Steuervorschriften und Arbeitsgesetzen, wodurch das Unternehmen rechtliche Risiken minimiert.
  • Fokus auf strategische Aspekte: Durch die Auslagerung von administrativen Aufgaben kann sich das Unternehmen stärker auf strategische Aspekte der Personalverwaltung konzentrieren.
  • Transparente Berichterstattung und Analysen: Ein HRIS-System bietet leistungsstarke Analyse- und Reporting-Funktionen. Durch die Verknüpfung von EOR-Diensten mit einem HRIS können Unternehmen fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten treffen und wichtige Personalmetriken verfolgen.

Bessere Datenintegrität: Durch die Integration von EOR-Diensten mit einem HRIS-System werden Daten nahtlos zwischen den beiden Plattformen synchronisiert. Dadurch wird die Datenintegrität verbessert und Doppelarbeit oder inkonsistente Informationen vermieden.

Die Kombination von EOR und HRIS für ein optimales Onboarding 

Durch die Kombination von EOR-Diensten und HRIS-Software erhalten Unternehmen eine umfassende Lösung für die Personalverwaltung und den Onboarding-Prozess. Diese Kombination ermöglicht eine effiziente Ressourcennutzung, reduziert Fehleranfälligkeit und verbessert die Mitarbeitererfahrung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und neuen Talenten während des Onboardings erheblich verbessert werden kann. 

Ein ganzheitliches HR-Software-Setup sorgt für nahtlose Onboarding-Prozesse. Die Personalabteilung setzt Workflows mit bestimmten Aufgaben pro Position oder Abteilung fest, sodass für die neuen Teammitglieder an Tag eins alles bereitsteht – Hardware, Arbeitsplatz und auch alle wichtigen Informationen zu Kultur & Co. 

Durch die integrierte Lösung zwischen einem HRIS wie dem von Personio und einer EOR-Plattform wie von WorkMotion sehen alle Neuankömmlinge, unabhängig davon, ob sie direkt vor Ort beim Unternehmen angestellt sind oder im Ausland, über einen EOR direkt alle Onboarding-Aufgaben im Tool und können sie zeitnah bearbeiten, z. B. alle ausstehenden Daten in das digitale HRIS-System eintragen oder Kennenlerntermine mit Kolleg:innen machen.

Sollten doch noch Fragen auftreten, können sich Mitarbeiter:innen ganz leicht über alltägliche Tools wie Slack oder Teams an die Personalabteilung wenden. Diese sind mit einem HRIS wie z. B. Personio verknüpft, sodass alle Anfragen zentral im Bereich “Mitarbeiteranfragen” landen und hier von HR oder einem Chatbot bearbeitet werden. Die Antworten erhalten Mitarbeiter:innen in demselben Tool, das sie auch für die Anfrage genutzt haben.  

Vereinfachung von Prozessen durch Automatisierung von Workflows beim Onboarding

Ein HRIS ist die Grundvoraussetzung für Automatisierungen im HR-Bereich. Es ist das zentrale Cockpit von HR-Abteilungen, in dem alle Mitarbeiterdaten, -dokumente und -prozesse zusammenlaufen. Das bildet die perfekte Grundlage für Automatisierungen, die eine Art Autopilot für HR darstellen. 

Im Onboarding sieht das beispielsweise so aus: Ein Talent wird über einen EOR remote im europäischen Ausland eingestellt und unterschreibt den Vertrag. Mit dem Hochladen seines Vertrags wird seitens HR ein Workflow angestoßen, der sämtliche Onboarding-Aufgaben für diesen Kandidaten zum gewünschten Zeitpunkt auslöst. 

Indem die Dateneingabe für die wesentlichen Datenfelder automatisiert wird, können sich Personalverantwortliche verstärkt auf andere bedeutende Aufgaben fokussieren und dadurch einen erhöhten Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen. Wie die Automatisierung im Onboarding konkret aussieht im Vergleich zur manuellen Arbeit, erfährst du in diesem Artikel.

Herausforderungen bei der Implementierung eines HRIS-Systems für das Onboarding von EOR-Talenten

Grundsätzlich können bei der Implementierung eines HRIS-Systems für das Onboarding von EOR-Talenten Herausforderungen bezüglich der Datenintegration, der Compliance sowie des Datenschutzes auftreten, die man nicht außer Acht lassen sollte: 

Datenintegration:

Die Integration des HRIS mit EOR-Systemen erfordert einen nahtlosen Datenaustausch zwischen den beiden Plattformen. Bei der Synchronisierung von Mitarbeiterdaten, z. B. persönliche Informationen, Beschäftigungsverlauf und Vergütungsdetails, können Probleme auftreten. Wie lässt sich das lösen? Frage bei deinem HRIS-Anbieter nach einem Datenexport der benötigten Personalakten. Diese Datei sollte sich einfach im EOR-Tool hochladen lassen, sodass man auch hier mit wenigen Klicks Zugriff auf wichtige Mitarbeiterdaten hat. Die Datenfelder in beiden Systemen müssen korrekt aufeinander abgestimmt sein. Außerdem ist es hilfreich, einen automatisierten Datenübertragungsmechanismus zu entwickeln, z. B. APIs, um den manuellen Aufwand zu verringern und Fehler zu minimieren.

Compliance und rechtliche Überlegungen:

Beim Onboarding müssen verschiedene rechtliche und behördliche Anforderungen eingehalten werden, z. B. Steuervorschriften, Arbeitsgesetze und Vorschriften zur Klassifizierung von Arbeitnehmer:innen. Bei der Einstellung im Ausland übernimmt der EOR-Anbieter die administrativen Aufgaben beim Onboarding und stellt die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicher. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass das HRIS die notwendigen Compliance-Funktionen enthält wie die Erstellung der erforderlichen Formulare und Dokumente, die Verfolgung der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Überprüfe und aktualisiere das HRIS regelmäßig, um den sich ändernden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Datensicherheit und Datenschutz:

Das Onboarding umfasst den Umgang mit sensiblen Personendaten, sodass Datensicherheit und Datenschutz höchste Priorität haben. Stelle sicher, dass sowohl das HRIS- als auch das EOR-System über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügen, einschließlich Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits. Die Implementierung von Best Practices für die Handhabung, Speicherung und Übertragung von Daten ist hier wichtig. Halte die einschlägigen Datenschutzbestimmungen wie GDPR oder CCPA ein und erstelle regelmäßig Protokolle für die Reaktion auf Datenschutzverletzungen und das Management von Vorfällen.

Die richtige Auswahl von EOR- und HRIS-Anbieter 

Bei der Auswahl von EOR- und HRIS-Anbietern ist es wichtig, individuelle Anforderungen und Budgets zu berücksichtigen. Zuverlässigkeit und ein guter Ruf in der Branche sind ebenfalls wichtige Kriterien bei der Entscheidungsfindung. 

Ein guter Anbieter muss außerdem nachweisen können, dass sie in und mit dem System DSGVO-konform arbeiten können, z. B. Daten sollten nur verschlüsselt übertragen werden dürfen.

Schließlich bietet die Nutzung von EOR-Diensten und HRIS-Software Unternehmen eine moderne und effiziente Lösung für die Personalverwaltung und den Onboarding-Prozess. Durch die Auslagerung administrativer Aufgaben und die Nutzung digitaler Tools können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und sicherstellen, dass neue Mitarbeiter:innen einen reibungslosen Start haben. Eine optimierte Personalverwaltung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, und ein EOR- und HRIS-Anbieter wie WorkMotion und Personio bieten die Werkzeuge, um die damit verbundene Herausforderung zu bewältigen.

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